對于在500強以及外企工作的小伙伴而言,電話(huà)會(huì )議是一件必須掌握的技能,但是很多小伙伴對電話(huà)會(huì )議都十分頭疼。

那么,到底如何用英語(yǔ)開(kāi)conference call呢?怎樣做才能看起來(lái)像個(gè)專(zhuān)業(yè)人士呢?下面和小沃一起了解一下吧。

工具篇:通話(huà)工具選擇、如何使用?

既然是電話(huà)會(huì )議,那么一定要有電話(huà)才能。

一般來(lái)說(shuō),上檔次一點(diǎn)的外企一般使用的電話(huà)工具有 Skype,Face Time,Tinychat,Google Talk 或者WebEx 這幾種。

而這幾種里面,Skype是運用范圍*廣的。所以,首先我們稍微講講Skype。

Skype是微軟公司推出的電話(huà)軟件,可以允許不同*、地區的人打越洋電話(huà),資費相對于傳統的國際漫游要便宜的多。

要使用Skype,首先需要創(chuàng )建一個(gè)個(gè)人賬號,一般hotmail的郵箱注冊即可。有了賬號之后,就需要充值。然后就有賬戶(hù)點(diǎn)數,相當于個(gè)人賬戶(hù)余額,之后就可以打電話(huà)了。

一般情況下,只要賬戶(hù)有余額、網(wǎng)絡(luò )連接順暢,就能打電話(huà)了。如果想要實(shí)現多人通話(huà)的功能,只需要在Skype中選擇 "會(huì )話(huà)— 開(kāi)始多人會(huì )話(huà)" 即可。

要點(diǎn)篇:電話(huà)會(huì )議注意事項

1. 打電話(huà)前先做好準備。

如果你是新手,不怎么熟悉電話(huà)工具,打電話(huà)前一定要充分學(xué)習電話(huà)軟件的特點(diǎn),各個(gè)功能鍵的用法,*好做個(gè)test call, 防止正式電話(huà)會(huì )議中出洋相。

2. 擬好agenda列表,事前模擬。

如果你是職場(chǎng)新人,打conference call前一定要打好草稿,列出預期要講的bulletin points,并學(xué)會(huì )設想對方可能問(wèn)到的問(wèn)題,提前在腦子里過(guò)一遍。

3. 如果是 audio conference call, 當你不發(fā)言的時(shí)候,記得按mute鍵,這樣顯得更專(zhuān)業(yè),并且讓你專(zhuān)注于聽(tīng)別人正在講什么。

4. 如果是video conference call,請保持職場(chǎng)儀態(tài)。認真傾聽(tīng),適當點(diǎn)頭,顯示你有認真參與其中。

5. 使用商務(wù)語(yǔ)言,簡(jiǎn)潔明了。電話(huà)會(huì )議*重要的目的是交流工作,所以要切忌使用深奧、復雜的詞匯和句型。

流程篇:英文電話(huà)會(huì )議流程、禮儀

一通電話(huà)會(huì )議,其實(shí)都是有標準的流程,只要你掌握了起承轉合、流程規范和相關(guān)話(huà)術(shù)表達,你也能輕松hold住,不用擔心怯場(chǎng)。

下面,我們來(lái)依次介紹下相關(guān)流程,以及各個(gè)流程下該說(shuō)什么。

1．Introduction 開(kāi)頭寒暄

首先就是介紹自己,以及一起參與電話(huà)會(huì )議的人員。

當然,如果還有其他對方不熟悉的人員也在電話(huà)會(huì )議中,也要介紹。

比如:

Hi Marty. This is Larry from Microdot Technology. I'm calling in with Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver. [Pause to allow them to greet]. We also have the Chief Financial Officer, James Fitzpatrick, calling in from LA.

Marty你好,我是Microdot科技公司的Larry,現在和我一起的還有Jimmy Wayne, Susan Francis, and Lou Denver。

參加此次電話(huà)會(huì )議的,還有洛杉磯的首席財務(wù)官 James Fitzpatrick.

2．Get to the Point 切入正題

然后切入主題,大致介紹下此次電話(huà)會(huì )議的主要內容,以及你希望達成的效果。

比如:

Okay. So we want to come up with a strategy for the Cutlas Software buy out. We need to iron out how we're going to handle transferring the money and drawing up the contracts. Our legal team needs to coordinate with our financial officers, and then I need to sign the paperwork. This is going to be a team effort for all of us on the call.

好了?，F在我們一起來(lái)討論下Cutlas軟件公司并購策略。我們先要弄清楚如何匯款,合同如何草擬。我們的法務(wù)*需要和財務(wù)人員合作,我還要簽署一些法律文件。這需要在座所有人的共同努力。

3. Plan Speaking Order Ahead of Time 事前定好發(fā)言順序

計劃好每個(gè)人的發(fā)言順序。*好提前發(fā)送電子郵件,告知一下大家順序,這樣開(kāi)會(huì )的時(shí)候,就不會(huì )出什么差錯了。這樣一方面能防止突然冷場(chǎng)(avoid dead air),不小心越過(guò)誰(shuí)誰(shuí)誰(shuí)。

4. Steer Discussion Successfully 引導話(huà)題走向

的確,你已經(jīng)制定好大體的發(fā)言順序了。

但是,一旦對話(huà)展開(kāi),可能就不受你控制了。那么,如何有禮貌地引導對話(huà)方向非常重要(shape the flow of the conversation in a polite way)。一種辦法就是認同前一個(gè)人的論點(diǎn),然后將對話(huà)引入其他方向,這樣比較自然。

比如:

These are all good ideas we're throwing out, but we need to focus on the main goal.

這些都是非常棒的想法,但是我們需要聚焦在主要目標上。

5. Give a Summary of the Call 總結電話(huà)會(huì )議內容

電話(huà)會(huì )議臨近結束的時(shí)候,總結下此次會(huì )議達成的目標,特別要強調通過(guò)電話(huà)會(huì )議,大家離目標如何更進(jìn)一步,并且記得列出未來(lái)的目標。

并且給出下一次會(huì )議的明確時(shí)間(Give a tentative date for when you'll meet again),謝謝大家抽出時(shí)間參加電話(huà)會(huì )議。

比如:

Alright, nice call everyone. We'll meet again when the contract gets finalized. Thanks, guys. Talk to you soon.

好了,今天通話(huà)非常愉快。合同一旦擬定,我們再碰一次面。謝謝大家,過(guò)一

段時(shí)間再聯(lián)系。

以上就是電話(huà)會(huì )議的基本流程啦。