【商務(wù)日語(yǔ)】日企辦公室接電話(huà)的禮儀和注意點(diǎn)
下面是應職場(chǎng)辦公室接電話(huà)的禮儀和注意點(diǎn),請閱讀下文. 日企辦公室接電話(huà)的禮儀和注意點(diǎn) 応対ケーススタディ ●電話(huà)を受けるとき 1. 電話(huà)がかかってきたら ベルが2回鳴るまでに出る. 左手に受話(huà)器、右手にペンを持ち、メモ用紙を機の上に用意する. 2. 電話(huà)を取ったら名乗る. ・會(huì )社名、または.
●電話(huà)を受けるとき
1. 電話(huà)がかかってきたら
ベルが2回鳴るまでに出る。 左手に受話(huà)器、右手にペンを持ち、メモ用紙を機の上に用意する。
2. 電話(huà)を取ったら名乗る。
・會(huì )社名、または部署名まで名
乗る。
・ベルが3回以上鳴ったときには、
「お待たせいたしました」と
言う
「はい（お電話(huà)ありがとうございます）、○○會(huì )社営業(yè)部でございます?！?br />
「（大変）お待たせいたしました、○○會(huì )社営業(yè)部でございます?！?br />
3. 相手が名乗ったら、會(huì )社名、氏
名を正しく聞き取り、メモに記
入しながら復唱・確認する。
・相手に応じたあいさつをする 「△△會(huì )社の山田様でいらっしゃいますね?！?br />
「いつもお世話(huà)になっております?！?br />
4. 相手が名指ししたら、待っても
らうことを斷って保留にする。
・相手が名乗らずいきなり名指
ししてきた場(chǎng)合 「鈴木でございますね。少々お待ちください?！?br />
「失禮ですが、どちらさまでしょうか」と相手を確認した上で「△△會(huì )社の山田様でいらっしゃいますね。鈴木とかわりますので少々お待ちください?！?br />
5. 名指し人が不在のときは、
まず謝罪する。
・名指し人が離席中のとき
・名指し人が外出中のときは、
戻る時(shí)間も伝える。 「（大変）申し訳ありません（ございません）?！?br />
「鈴木はただいま席をはずしております?！?br />
「あいにく鈴木は外出しております。3時(shí)頃には戻る予定でございます?！?br />
6. 名指し人本人に折り返し電話(huà)を
かけさせる場(chǎng)合。
・相手がそれほど急いでいない
場(chǎng)合
・急いで名指し人に連絡(luò )をつけ
なければならない場(chǎng)合
「戻りましたら折り返しお電話(huà)を差し上げるようにいたしましょうか?！?br />
「こちらで鈴木と連絡(luò )をとって、すぐにお電話(huà)差し上げるようにいたします?！?br />
7. 名指し人にかわって相手の要
件を聞く場(chǎng)合。 「よろしければご用件をうかがいますが」
※5W2H（いつ、どこで、何を、誰(shuí)が、なぜ、どのように、どのくらい／いくら）をおさえてメモをとる。
8. 要點(diǎn)を復唱・確認する。
「復唱いたします（繰り返します）?！?br />
9. 自分の部署名、名前を名乗る。
「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します（が承りました）?！?br />
10. 締めくくりのあいさつをする。 「ありがとうございました?！?br />
「失禮いたします?！?br />
「今後ともよろしくお願いいたします」
11. 電話(huà)を切る。
相手が電話(huà)を切ったあとで受話(huà)器を靜かに置く。
●電話(huà)をかけるとき
1. 事前準備をしておく。
・相手の電話(huà)番號、所屬部署、役職、氏名を確認する。
・用件と、話(huà)す順序を整理する
・必要な資料、メモを手元に用意する
2. 相手が出たら自分の會(huì )社、
名前を名乗り、あいさつをする。
・取引先など、つき合いのある
相手の場(chǎng)合
・初めて電話(huà)をする相手の場(chǎng)合
「○○會(huì )社の鈴木です。いつもお世話(huà)になっております?！?br />
「お忙しいところ失禮いたします。 私、○○會(huì )社の鈴木と申します?！?br />
3. 呼び出してほしい相手の名前
を告げる 「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか?！?br />
4. 呼び出した相手が出たら、再
度名乗ってあいさつをする。 「○○會(huì )社の鈴木でございます（です）。いつもお世話(huà)になっております?！?br />
5. 用件は明確に、要點(diǎn)をおさえ
て簡(jiǎn)潔に話(huà)す。
・用件が長(cháng)くなりそうな場(chǎng)合
は相手の承諾を得てから話(huà)す。 「○○の件ですが?！?br />
「○點(diǎn)あります。まず１點(diǎn)目ですが?！?br />
「今よろしいでしょうか?！?br />
「少々お時(shí)間をいただけますでしょうか?！?br />
6. 話(huà)したい相手が不在の場(chǎng)合、
自分がどうしたいかを取り次
いだ人に伝える。 「かけ直しますので、電話(huà)のあったことをお伝えいただけますか?！?br />
「お戻りになりましたら、お手數ですが折り返しお電話(huà)をいただけますでしょうか?！?br />
「伝言をお伝えいただけますか?！?br />
7. 伝言を頼んだときは、用件が
正しく伝わっているか確認
し、相手の名前を聞いておく。
・相手が復唱しないときはポ
イントを要領(lǐng)よく復唱する。
・相手が名乗らないとき
「念のため確認させていただきます?！?br />
「失禮ですが、お名前をうかがわせていただけますか?！?br />
8. 折り返し電話(huà)をもらうときは、
電話(huà)番號を伝えておくと、
相手の手間が省ける。 「念のため電話(huà)番號を申し上げます?！?br />
9. 自分の部署名、名前を名乗る。
「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します（が承りました）?！?br />
10. 締めくくりのあいさつをする。
「それでは、よろしくお願いいたします?！?br />
11. 電話(huà)を切る。
原則として、電話(huà)をかけた方が先に切る?！嗍证蜆敜淠可悉畏饯螆?chǎng)合は、相手が切ってから受話(huà)器を置く。
●配慮のひと言
配慮にひと言添えると、相手を気づかい、安心感や信頼感を與える表現になる．
元の言葉 配慮のひと言 適切な表現
少々お時(shí)間をいただきます よろしいでしょうか 少々お時(shí)間をいただきますが、よろしいでしょうか
擔當者が心得ております ご安心ください 擔當者が心得ておりますので、ご安心ください
後ほどお送りください 大丈夫でございます 後ほどお送りいただければ大丈夫でございます
●上司に対する言葉づかい
シチュエーション 言葉づかい
（書(shū)類(lèi)を）見(jiàn)てもらう 「部長(cháng)、よろしければご覧いただけますか」
手が空いたときに見(jiàn)て
もらう 「お手すきでしたら、お目通しいただけませんか」
気に入ってもらえてる
かどうか確認する 「お気に召していただけましたでしょうか」
ハンコをもらいたい 「こちらにご印をいただきたいのですが」
先に帰るとき 「お先に失禮させていただきます」
