主題詞：ISO9000質(zhì)量管理體系·推行文件化管理·建立體系文件適用情景當將質(zhì)量管理體系實(shí)行文件化時(shí)，查看此技能。 ? 　　技能描述：質(zhì)量管理體系文件化，即要求質(zhì)量管理體系文件系統化、優(yōu)化、簡(jiǎn)化和有效化，職業(yè)經(jīng)理人要開(kāi)展這項工作，需做好以下幾點(diǎn): ? 　　1.了解質(zhì)量管理體系文件化的概念 　　實(shí)現質(zhì)量管理體系文件化，就是從系統的觀(guān)點(diǎn)出發(fā)，基于企業(yè)實(shí)際，建立描述企業(yè)質(zhì)量管理全過(guò)程、各層次的文件結構，確保各類(lèi)文件的層次性及相互的協(xié)調性。同時(shí)，對文件本身要實(shí)行嚴格的管理和控制，確保需用文件的場(chǎng)所使用的都是現行有效文件。 ? 　　提醒您：實(shí)施ISO9000系列標準，編寫(xiě)質(zhì)量管理體系文件時(shí)，切忌走形式主義。因為認證時(shí)不僅要看體系文件是否符合標準，更要看文件是否已經(jīng)實(shí)施，實(shí)施的證據以及實(shí)施的效果。只是為“符合“標準而拼湊的東西，是不能產(chǎn)生任何實(shí)際價(jià)值和用途的。主要領(lǐng)導應直接抓該項工作。若該項工作流于形式，吃了“夾生飯“，以后要糾正，將是十分困難的。若領(lǐng)導尚未認識清楚，就不要急看做，一旦做了，就一定要做好。 ? 　　2.了解質(zhì)量管理體系文件化的作用 　　(1)設計作用。編制體系文件時(shí)需要對原質(zhì)量管理系統進(jìn)行重新構思、規劃和設計。 　　(2)協(xié)調作用。編寫(xiě)質(zhì)量文件，如質(zhì)量職能分配及程序文件等，特別強調各*間的接口和協(xié)調。質(zhì)量文件對一項質(zhì)量工作由誰(shuí)負責，誰(shuí)配合，質(zhì)量信息如何傳遞，要經(jīng)過(guò)什么手續等，都明文規定，從而避免扯皮現象，使各*配合默契，協(xié)調順暢，提高效率。 　　(3)固化作用。對于質(zhì)量的‘’常見(jiàn)病”、“多發(fā)病“等問(wèn)題，要嚴格按標準作業(yè)，當經(jīng)努力使質(zhì)量狀況好轉后，要總結經(jīng)驗，將成功的做法和成果納入企業(yè)標準或其他文件中，加以固化，避免“舊病復發(fā)“。 　　(4)‘契約“作用。質(zhì)量管理體系文件化后，管理者要求操作者做什么，怎樣做，達到什么標準，都有了明確的規定。這樣在管理者和操作者之間，通過(guò)各類(lèi)文件，像“契約“一樣規定了雙方的責、權、利等工作關(guān)系，使管理者和被管理者之間的工作關(guān)系明確化、簡(jiǎn)單化。 　　(5)證明作用。建立并實(shí)施文件化的質(zhì)量管理體系后，即有憑有據，可以向用戶(hù)或第二方審核，第三方驗證提供體系本身及運行狀況的證明，容易獲得客戶(hù)的信任，認證機構的認可。 　　(6)教材作用。各類(lèi)質(zhì)量管理體系文件也是員工培訓教育的好教材。無(wú)論是新員工進(jìn)入，還是老員工調換崗位，以及其他崗位培訓，質(zhì)量管理體系文件都是切合組織實(shí)際、有效的好教材. 　　(7)標尺作用.質(zhì)量管理體系文件是各項質(zhì)量工作的準則，同時(shí)，也是檢查、考核員工工作好壞的依據。 ? 　　3.了解質(zhì)量管理體系文件的層次結構 　　其文件主要有五種類(lèi)型，層次如下: 　　(1)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(*層次)。 　　(2)質(zhì)量手冊(第二層次)，綱領(lǐng)性文件。 　　(3)程序文件(第三層次)，質(zhì)量手冊的支持性文件。 　　(4)工作文件(第四層次)，包括作業(yè)指導書(shū)、崗位責任書(shū)、檢驗指導書(shū)等，都是針對操作者或崗位編制的。 　　(5)質(zhì)量記錄(第五層次)，是質(zhì)量管理體系運行狀況的證明，也為產(chǎn)品追溯及質(zhì)量改進(jìn)的依據。各類(lèi)文件的性質(zhì)、使用，針對不同對象作用也是不同的。 ? 　　4.組織落實(shí) 　　通常建立兩個(gè)小組，一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)領(lǐng)導小組，一個(gè)是質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)小組。質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)領(lǐng)導小組主要負責編寫(xiě)原則的確定，編寫(xiě)組人員的選擇，以及質(zhì)量管理體系文件的初審和終審等。質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)小組負責具體的文件編寫(xiě)工作。一般主要由組織質(zhì)量管理*負責，另外從各個(gè)職能*各抽出一個(gè)人員，組成編寫(xiě)小組。 ? 　　5.提供資源確保 　　對于質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)所需的必要辦公條件要給予確保，包括調查研究、培訓學(xué)習、資料搜集、電腦排印等所需費用以及時(shí)間確保。尤其是各*抽調到編寫(xiě)組的人員，應該在一定時(shí)間內脫離或半脫離原有工作或給予一定的時(shí)間確保。 ? 　　6.確定質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)基本程序 　　(1)培訓學(xué)習，理解標準。培訓方式可以在組織內進(jìn)行，也可派人參加有關(guān)培訓班。培訓學(xué)習過(guò)程中要組織討論，相互交流學(xué)習體會(huì )，力爭真正吃透標準精神。 　　(2)資料調研及組織實(shí)際情況調查。到已經(jīng)實(shí)施了ISO9000且效果好的組織中去調查研究，也可以去咨詢(xún)單位咨詢(xún)，獲取其他單位的經(jīng)驗材料及質(zhì)量文件實(shí)例，可以少走彎路。另外就是對本組織實(shí)際情況進(jìn)行調查。 　　(3)擬訂計劃，分工編寫(xiě)。對需要編寫(xiě)的文件類(lèi)別、數量、時(shí)間要求以及基本格式、編寫(xiě)辦法等做出統一部署和規定，然后分到各個(gè)編寫(xiě)者，分頭編寫(xiě)。 　　(4)統一匯總，完成草案。由質(zhì)量管理*將各個(gè)編寫(xiě)者完成的草稿，統一歸口匯總，并由全體編寫(xiě)人員共同研究討論，形成草案。 　　(5)審核草案，試點(diǎn)運行。由質(zhì)量管理體系文件編寫(xiě)領(lǐng)導小組對草案進(jìn)行審核，無(wú)異議后，由領(lǐng)導批準下達試點(diǎn)運行指令。 　　(6)跟蹤運行結果，形成正式文件。試運行期間，編寫(xiě)小組人員要跟蹤文件運行狀況，及時(shí)發(fā)現運行中出現的問(wèn)題，組織修改文件，形成質(zhì)量管理體系的終稿。 　　(7)領(lǐng)導批準，正式運行。領(lǐng)導小組對質(zhì)量管理體系文件正式稿進(jìn)行審核，無(wú)異議后，由領(lǐng)導批準正式實(shí)施。 　　總之，在編寫(xiě)質(zhì)量體系文件之前應充分了解其概念、作用、層次，在這個(gè)基礎上，配備人員，提供資源確保，并指導編寫(xiě)人員按程序編寫(xiě)、發(fā)布。 　　牢記要點(diǎn) 　　在建立質(zhì)量管理體系文件時(shí)應牢記以下幾點(diǎn): 　　從整體上把握質(zhì)量管理體系文件化的概念 　　確切了解其作用以便加以重視 　　在組織上予以落實(shí) 　　提供必需的資源 　　按照編寫(xiě)基本程序編寫(xiě) 　　實(shí)踐練習 ? 　　本文標題：如何建立質(zhì)量管理體系文件-廣州內審員培訓學(xué)校 ?