隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展,信息化管理逐漸成為各個(gè)企業(yè)的重要管理手段。辦公自動(dòng)化對于提高工作效率和工作質(zhì)量以及廣泛的利用社會(huì )各種信息資源具有重要的作用,已成為事業(yè)單位進(jìn)行管理工作的重要手段和內容,特別是對于事業(yè)單位管理工作效率的提升,辦公自動(dòng)化可謂是發(fā)揮了不可替代的作用。文章基于事業(yè)單位管理工作效率的提升,對辦公自動(dòng)化建設和應用的意義進(jìn)行了探討。

1.有利于事業(yè)單位實(shí)現檔案管理的自動(dòng)化和一體化

檔案是眾多企事業(yè)單位、機構和組織等在社會(huì )活動(dòng)中形成文字、視頻、圖像以及其他信息的原始記錄,也可作為歷史的真實(shí)記載,因此,檔案管理工作對于事業(yè)單位的發(fā)展具有特殊的意義。檔案管理工作主要任務(wù)是對檔案進(jìn)行收集、整理、檢定、儲存、檢索等,而自動(dòng)化辦公使檔案記載、保存形式等先進(jìn)和豐富起來(lái),將自動(dòng)化辦公融入事業(yè)單位的檔案管理中,檔案管理人員能夠充分運用辦公自動(dòng)化系統和軟件,對資料進(jìn)行準確、快速、自動(dòng)化的管理,并保證檔案信息的真實(shí)性、可靠性和安全性;另外,在傳統的檔案管理工作中,檔案資料的處理和管理是兩個(gè)獨立的環(huán)節,分工明確,一般由不同的工作人員進(jìn)行檔案的處理和管理,但是隨著(zhù)自動(dòng)化辦公的引入,事業(yè)單位逐漸轉變了管理觀(guān)念,在管理方式上逐漸走向統一,不再將檔案管理工作看作是一項獨立的工作,而是一項將單位文件管理工作和檔案管理工作融為一體的綜合性工作,將檔案管理過(guò)程看作是工作人員加工信息的全過(guò)程?？傊?自動(dòng)化辦公對于事業(yè)單位實(shí)現檔案管理工作的自動(dòng)化和一體化具有重要的意義。

2.能夠加快事業(yè)單位信息化管理進(jìn)程

辦公自動(dòng)化是一項服務(wù)于某種目標的系統,它主要是通過(guò)計算機技術(shù)、通信技術(shù)等發(fā)展起來(lái)的,可以說(shuō),沒(méi)有信息化,也就不會(huì )有現代化,因此,廣大事業(yè)單位想要實(shí)現信息化和現代化,必須將建立信息化辦公模式作為一項重要的工程,不斷將計算機技術(shù)、通信技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)等應用到辦公當中,使單位的各項管理工作通過(guò)計算機技術(shù)、通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò )技術(shù)辦公來(lái)完成,這對于簡(jiǎn)化管理工作程序、提高工作效率有著(zhù)積極的意義。與此同時(shí),事業(yè)單位也必須認識到,信息化建設是一個(gè)復雜且系統的過(guò)程,不能一蹴而就,它不僅涉及到計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、通信技術(shù)等,還涉及到管理*、行為*、工程*、系統*等,特別是辦公自動(dòng)化系統,它在信息化管理系統中的地位非常重要。對于事業(yè)單位的信息化管理系統來(lái)說(shuō),有針對性的對辦公自動(dòng)化系統進(jìn)行規劃和設計并科學(xué)應用于辦公業(yè)務(wù)中,不僅能夠確保信息傳遞的真實(shí)性、快捷性和安全性,還能夠使信息化管理系統的功能作用不斷擴展和延伸,使其充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )信息化的作用,加快了信息化管理進(jìn)程。