如果你所在*的員工會(huì )議不是那么富有成效、沒(méi)有激發(fā)性的話(huà),或許應該考慮改進(jìn)。那么怎么改進(jìn)？本文分析了成功地主持員工會(huì )議的三個(gè)關(guān)鍵步驟。如果你與每位下屬談到了他們在工作中各自面臨的現狀；如果你在做決定的過(guò)程中引入了建設性的批評意見(jiàn)；如果你問(wèn)到了在過(guò)去的一段時(shí)間里，你的*有沒(méi)有更好的做法使得整個(gè)公司處于更好的位置，那么，員工例會(huì )就不再會(huì )象以前那樣令你煩惱了。相反，它可以使會(huì )議產(chǎn)生預期的效果并加強團隊的整體表現。
作為有多年閱歷的經(jīng)理，如果分析員工在人際關(guān)系上所出現的問(wèn)題，你會(huì )發(fā)現原因歸結起來(lái)無(wú)外乎有兩類(lèi)，要么是缺乏交流，要么是缺乏認同。
信不信由你，如果處理得當的話(huà)，這兩類(lèi)問(wèn)題均可以通過(guò)一度被你視為煩惱的員工例會(huì )加以解決。會(huì )上，你可以同下屬即時(shí)進(jìn)行交流，可以當著(zhù)眾人的面認可他們的成績(jì)。這樣做并不僅僅意味著(zhù)讓你充當啦啦隊隊長(cháng)的角色而已，更大的動(dòng)機來(lái)自?xún)炔?，員工們必須承擔起責任來(lái)進(jìn)行自我推動(dòng)。而作為經(jīng)理所肩負的職責，就是創(chuàng )造一個(gè)可促使下屬自我推動(dòng)的環(huán)境，計劃周密的每周員工例會(huì )將是一個(gè)很好的溝通場(chǎng)所，有助于增強員工認同彼此出色的工作。
成功的員工例會(huì )所需做的*步，就是要與每位下屬談?wù)勊麄冊诠ぷ髦懈髯悦媾R的現狀。尤其要問(wèn)到的是，“過(guò)去的一周里完成了什么工作，以及所遇到的挑戰是什么？”比如：一個(gè)負責人事招聘的員工可能會(huì )提到，這一周通過(guò)他們的努力填補了公司的多少個(gè)職位空缺，又有哪些職位空缺，因為某位經(jīng)理的決定拖延或中介公司提供的人選不適合，而沒(méi)有得到預期填補。
讓每個(gè)人談?wù)撟约旱木硾r不僅十分重要，而且也非常關(guān)鍵，這能讓所有的職員了解其他人在做什么。很多時(shí)候，職員們都是埋頭各干各的，這樣很容易想當然地認為自己在做所有的工作。而一旦他們聽(tīng)到其他人也在做工作時(shí)，才會(huì )更正確評價(jià)同事的貢獻。
當然，這種信息共享也能使你始終知曉下屬的情況。作為主管所遇到的最普遍的困惑之一，就是下屬將自己拋到一邊盲目行事。畢竟，這是你手頭棘手的一大麻煩事，同時(shí)你應該從其他作主管的同事那里學(xué)習如何解決這個(gè)問(wèn)題，而不是從下屬那尋找答案。
常規例會(huì )讓每個(gè)人有可能*程度地了解周?chē)?動(dòng)態(tài)。但是，關(guān)鍵在于首先要允許下屬們分享信息。這種會(huì )議不是“從上向下”傳達指示，而是“從下向上”反饋情況，收集信息，并讓大家彼此尊重各自在工作中所做出的貢獻。
向大家征求意見(jiàn)與看法
員工例會(huì )的第二部分，是要在做決定的過(guò)程中引入建設性的批評意見(jiàn)。尤其要問(wèn)到：“針對現有狀況，我們需要采取什么不同的做法，來(lái)徹底改造所在*的工作流程？”結果是--*的想法往往來(lái)自那些平時(shí)不事聲張的人。
很多另謀高就的職員在與原公司的人力資源*提及離職的原因時(shí)，理由多數是因為沒(méi)人在意及理會(huì )他們的想法，這令他們感到很失望。如此一來(lái)，每天的工作只是機械地重復著(zhù)早晨上班，晚上下班，所處的工作氛圍無(wú)法帶給他們任何真正意義上的沖擊和影響。其實(shí)，我們只需簡(jiǎn)單地征求他們的建議，就能滿(mǎn)足他們最基本的心理需求，并產(chǎn)生截然不同的積極效果。何樂(lè )而不為呢？
懇請員工們提出自己的建議及關(guān)心的問(wèn)題，在剛開(kāi)始時(shí)，你可能會(huì )感到有些不舒服。畢竟，如果他們抱怨的是些你無(wú)能為力的問(wèn)題，你將如何是好呢？新的計算機系統、緩慢的互聯(lián)網(wǎng)接入、以及來(lái)自其他*的問(wèn)題--這些障礙擺在所有的人的面前，但是切記，你并不是在主持一個(gè)訴苦大會(huì )。
你的目的是幫助員工們去關(guān)注，在現有資源下能做些什么。首先，你應該將建議的所有權賦予提出建議的人，從而真正地鼓勵員工著(zhù)眼于你現有的做事方法，并重新審視那些造成低效率、延遲或整體故障的關(guān)鍵點(diǎn)。
接著(zhù)，你要制訂一個(gè)很小的、容易執行且適合一周工作量的行動(dòng)計劃，并征求自愿者擔當該項計劃的先頭兵。如此授權--不僅給予了人們提出更好建議的充分自由，也樹(shù)立了你自身的權威，使得修正后的方法上打上了你個(gè)人的烙印。
員工例會(huì )的第三個(gè)要素，是你的*在過(guò)去的一周里，有沒(méi)有更好的做法使得整個(gè)公司處于更好的位置。這聽(tīng)起來(lái)象是唱高調，但工作就是這么回事。招募員工是為了給公司增加收入、減少費用及節省時(shí)間，凡是涉及到這三方面中的任何一個(gè)，今后有可能影響到公司發(fā)展的問(wèn)題，都應該在員工例會(huì )上進(jìn)行討論、研究甚至一再提及?！拔覀兛梢圆扇∈裁床煌淖龇?？”這一想法與開(kāi)始的問(wèn)題是自然相對應的，因為它反映出特定的時(shí)期整個(gè)*的工作將如何進(jìn)展。它也同樣令大家有機會(huì )進(jìn)行案例分析，從而使類(lèi)似的情形在以后得到更有效的解決，朝前發(fā)展。
作為經(jīng)理，應該時(shí)不時(shí)地記著(zhù)用第三個(gè)問(wèn)題問(wèn)自己，以檢驗自己的工作成效：“我還能采取什么其他做法，為下屬們提供更好的組織架構、指導及反饋，成為大家事業(yè)上的良師益友?！边@是一流的、平和的與下屬接觸的方式，當然，開(kāi)始時(shí)你可能會(huì )感受到攻擊和責難。
然而，你如果不問(wèn)就永遠不會(huì )知道每個(gè)下屬的需要。事實(shí)上，每個(gè)人都很忙，以至于到了下班時(shí)也未必能作完當天的工作。還有，只有保持開(kāi)明的領(lǐng)導作風(fēng)和對員工充分信任，才能建立起同事間的友誼以及*程度地減少人員流動(dòng)。
*的建議是什么？那就是花些時(shí)間，從事業(yè)發(fā)展、再培訓及增加責任等方面來(lái)了解下屬們的需要。你所投入的時(shí)間和關(guān)懷將會(huì )得到很好的回報。
那么如果工作關(guān)系上已經(jīng)出現了缺乏信任的現象，應該怎么辦呢？如果你確信大家覺(jué)得你高高在上、無(wú)法觸及甚至缺乏能力的話(huà)，這種平和的方法在員工例會(huì )上反而只會(huì )讓大家覺(jué)得你是虛情假意，更糟糕的結果是--你還可能是在拿自己的職業(yè)前途冒險。在這種情況下，不要向整個(gè)團隊觸及敏銳話(huà)題，與團隊成員進(jìn)行單獨會(huì )談會(huì )更容易讓他們買(mǎi)賬。一個(gè)接一個(gè)的單獨會(huì )談結束后，在更一致的基礎上，再引入良師益友的概念就有把握了。
如果在你的團隊里彼此之間缺乏信任，而且在過(guò)去的十個(gè)月里你們曾一同共事，那么請注意，你恐怕至少得倒退十個(gè)月回到起點(diǎn)。你必須從某個(gè)起點(diǎn)開(kāi)始，作為經(jīng)理你的責任就是要創(chuàng )造一個(gè)良好的工作環(huán)境，使得員工可以實(shí)現自我推動(dòng)并感受到鼓舞，以達到與以前截然不同的積極效果。針對你的管理風(fēng)格，征求有建設性的建議，會(huì )讓員工們知道，確實(shí)應該從各自埋頭做事的狀態(tài)中走出來(lái)，同時(shí)讓自己對團隊中發(fā)生的事情變得更敏感。
回報
每周的例會(huì )究竟需要達到什么目的？最首要的，當你鼓勵員工之間彼此交流、認同及信任時(shí)，就意味將強化整個(gè)公司的企業(yè)文化。因為當一個(gè)人腦子里缺乏周?chē)男畔?，腦子形成一種真空時(shí)，就會(huì )用各種猜想來(lái)填補這部分空間，而通過(guò)員工例會(huì )能增強了解及認同，使無(wú)中生有的猜測減少，這樣會(huì )使每個(gè)人活得更輕松些。其次，當你的下屬們與你、及他們相互之間有更多的面對面的機會(huì )時(shí)，同事間的友誼將會(huì )最終得到發(fā)展。
請記住，人們每天之所以需要匯報工作，其主要原因之一就是工作本身的“社會(huì )因素”在起作用。沒(méi)人愿意遭到回避、被視為局外人或被圈內的人所排斥，當這種情況發(fā)生時(shí)，被犧牲的員工將會(huì )抱怨所受到的不公正待遇。
*，這些例會(huì )將有希望從工作分配和計劃更新等微觀(guān)的方面，擴展到對整個(gè)組織形成更巨大沖擊的宏觀(guān)方面。例如，公司每年度對職員的表現進(jìn)行評估時(shí)，所要涉及的三個(gè)典型問(wèn)題都可適用于每周例會(huì )上：
“自上次（或上周）評估以來(lái)你做了哪些工作來(lái)為公司增加收入、減少開(kāi)銷(xiāo)或節約時(shí)間？”
“身為你的經(jīng)理，我如何能真正地提供更多的支持，并幫助你達到事業(yè)上設定的目標?！?/P>
“接下來(lái)的一個(gè)階段（或一周）你要達到什么目標？衡量是否達到目標的尺度是什么？”
這樣非經(jīng)常性地檢驗員工的表現，無(wú)論對個(gè)人還是整個(gè)團隊來(lái)說(shuō)都是受益匪淺的。這些問(wèn)題也會(huì )激發(fā)大家討論一些更深入的，關(guān)于本*所扮演的角色與整個(gè)公司其他*之間關(guān)系的話(huà)題。
鼓勵更加開(kāi)放的團隊交流對于員工而言，就猶如一味“心靈雞湯”，既簡(jiǎn)單又及時(shí)。無(wú)論如何，你的責任就是營(yíng)造一個(gè)有足夠安全感的工作氛圍，使下屬們不致于感覺(jué)到他們在冒著(zhù)巨大的風(fēng)險而工作。依照這三步驟如何做的良方，你會(huì )發(fā)現員工們自始至終都樂(lè )于在工作的過(guò)程中接觸和接納你。
文章作者：武文天
