我市三水區財政局近幾年在檔案管理方面取得了一定的成績(jì)。該局于2000年被佛山市檔案館評為“廣東省特級檔案綜合管理單位”，2003年被三水區檔案執法檢查組評為“三水區檔案執法檢查成績(jì)優(yōu)秀單位”，今年被三水區檔案局評為2003年度文件材料歸檔年檢優(yōu)秀單位*名。該局積極探索在新的形勢下如何深入抓好立卷歸檔工作，并取得了一定的成效，他們的基本做法是：

　　一、建工作組。成立檔案工作組，由局黨組副書(shū)記擔任組長(cháng)，辦公室主任擔任副組長(cháng)，成員由辦公室副主任、檔案員以及各股室一名兼職檔案管理員組成，大大加強了檔案工作的領(lǐng)導，形成了以本局檔案室為中心的檔案管理網(wǎng)絡(luò )，為檔案工作的順利進(jìn)行打下了扎實(shí)的基礎。檔案工作組負責指導本局所有檔案管理工作，包括文書(shū)、會(huì )計、音像、基建及其它業(yè)務(wù)檔案，監督檔案室立卷、歸檔、鑒定、銷(xiāo)毀工作的貫徹執行。

　　二、齊抓共管。為使各股室重視并主動(dòng)做好檔案的綜合管理工作，檔案工作組與各股室簽訂《檔案管理責任書(shū)》，規定各股室設立一名兼職檔案員，負責把好該股室的文件收集、管理關(guān)，要求在整理歸檔文件材料過(guò)程中，認真檢查材料的文件號順序是否正確、正文與底稿是否齊全，做到檔案材料的接收移交有登記，并將本股室的檔案實(shí)體和電子文檔都統一上交給檔案室管理，真正做到“統一收集、統一分類(lèi)管理、統一立卷、統一歸檔”四個(gè)統一，確保檔案資料的準確、完整。

　　三、隊伍建設。該局十分注意檔案人員業(yè)務(wù)知識的學(xué)習和培訓，多次選派了專(zhuān)（兼）職檔案員參加省檔案館和佛山市、區檔案局舉辦的檔案業(yè)務(wù)知識培訓班，目前，該局共有3人持有檔案員上崗證。平時(shí)，注重新老交替，培養好接班人，新檔案員在老檔案員的帶領(lǐng)和指導下邊工作邊學(xué)習，以縮短檔案管理的磨合期。定期組織有關(guān)人員到文書(shū)檔案綜合管理已升省特級的單位如佛山市財政局、*人民銀行三水支行等參觀(guān)學(xué)習。通過(guò)培訓學(xué)習，使專(zhuān)（兼）職檔案人員進(jìn)一步提高了對《檔案法》和檔案管理的認識，熟悉和掌握了各種門(mén)類(lèi)檔案的收集、整理、立卷、歸檔要領(lǐng)和程序，為搞好檔案綜合管理打下良好的基礎。
　　四、納入考核。由于檔案工作面廣量大，僅靠檔案室是遠遠不夠的，需要靠全局各股室支持、配合和參與。局評審小組在進(jìn)行了大量調研的基礎上，于2004年4月聯(lián)合制發(fā)了《三水區財政系統獎勵制度》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《獎勵制度》）。其中，《獎勵制度》的“先進(jìn)股室獎”對“檔案管理”方面作了明確的規定：一是跨年度歸檔文件交回檔案室少1份，扣0.5分。二是按《檔案管理辦法》規定，分門(mén)別類(lèi)裝訂和整理文件、會(huì )計等資料檔案，零散且雜亂無(wú)章的，每次扣3分，由辦公室考核。三是股室要在3月份前向檔案室上交上年度文書(shū)檔案，檔案室要在6月份前完成上年度文書(shū)檔案立卷歸檔工作，遲一個(gè)月扣1分，因其他股室責任造成不按時(shí)立卷的，不扣分。四是做好三密文件的保管和利用工作，遺失1份密件扣0.5分。把立卷歸檔納入股室考核是一種約束，也是一種檢查，抓到了點(diǎn)子上，是檔案工作抓基層、打基礎、保質(zhì)量、上臺階的一項實(shí)實(shí)在在的重要措施，它觸及到了檔案工作的神經(jīng)末梢。無(wú)論股室，還是檔案室都非常重視，把它作為一項重要工作來(lái)抓，以往要三催四請股室才遲遲上交文書(shū)資料，又或者是把算盤(pán)、爛鞋、爛書(shū)等亂七八糟的東西統統運上檔案室，把檔案室當成了“垃圾房”的現象已一去不再復返，檔案工作得到領(lǐng)導的重視，同事的支持，開(kāi)展起來(lái)也十分順暢。

　　五、規范案卷質(zhì)量。今年，由于全區實(shí)行文件材料歸檔方法改革，該局嚴格按照*檔案局制定的《歸檔文件整理規則》和省、市檔案局關(guān)于文件材料歸檔方法改革的文件要求，用新的立卷方法進(jìn)行歸檔，做到案卷編號和卷內文件排列符合要求，擬寫(xiě)案卷標題確切，案卷封面書(shū)寫(xiě)準確，字跡清晰、美觀(guān)，規格、樣式、目錄符合規定要求，而且做到檔案裝具規格統一，箱柜排列整齊，案卷上架排列符合要求，確保了案卷質(zhì)量?，F在，該局合計各門(mén)類(lèi)檔案共3945卷，其中保存的文書(shū)檔案共有394卷（其中永久、長(cháng)期合編271卷；短期123卷）；基建檔案30卷；已故人員檔案３卷；設備儀器檔案3卷；會(huì )計檔案1049卷。

　　六、加強檔案信息管理。緊緊抓住在線(xiàn)利用、實(shí)時(shí)查詢(xún)、自由檢索等環(huán)節，實(shí)現兩個(gè)轉變，*限度地挖掘檔案資源，整合檔案信息資本，增強了檔案資源服務(wù)實(shí)戰的功能。一是由“手工操作”向“電子檢索”轉變。強化實(shí)時(shí)登記，實(shí)現同步化利用。從辦文源頭著(zhù)手，把收文、發(fā)文、報表、簡(jiǎn)報、調查報告等登記從人工抄寫(xiě)全部轉為網(wǎng)上實(shí)時(shí)登記，保證了文件登記上網(wǎng)后，馬上就可以在網(wǎng)上查詢(xún)、檢索，使檔案信息資源在*時(shí)間內得到利用，且同一條信息可以同時(shí)提供多人查詢(xún)使用，實(shí)現了資源共享目標，極大提高了利用效率。二是由“常規”向“創(chuàng )新”轉變。過(guò)去的手工檢索已經(jīng)不能滿(mǎn)足時(shí)代的需要，為了使該局有價(jià)值的資料更好地得到保存，便于股室查找，除了繼續采取傳統的檔案管理模式－－紙質(zhì)文件歸檔外，還對每年的文件、工作總結、簡(jiǎn)報等資料分別采取了兩種保存方式:①拷貝成光盤(pán)保存。好處是光盤(pán)容量大，體積小，壽命長(cháng)，查檔者可隨時(shí)在光盤(pán)里檢索、閱讀、打印、調出等。②保存在網(wǎng)絡(luò )服務(wù)器。好處是可以通過(guò)全局任何一臺計算機直接查詢(xún)閱讀電子檔案，實(shí)現零距離利用，開(kāi)通網(wǎng)上24小時(shí)查詢(xún)檢索和瀏覽服務(wù)，對非涉密文件進(jìn)行全文檢索。通過(guò)實(shí)施這兩個(gè)轉變，使查詢(xún)文件變得方便快捷，查全率、檢準率達*，徹底改變了以往跑檔案室手工檢索調檔的模式，減輕了檔案員在檔案室文山柜海中苦苦尋覓的工作壓力，能高效、快速、全面地從“浩如煙?！钡臋n案信息中檢索出利用者所要的檔案信息，并縮小檔案的存儲空間，擴展存儲能力，提高了該局檔案管理效率和管理水平，實(shí)現了檔案利用的零距離服務(wù)，開(kāi)辟了一條科學(xué)利用檔案信息的新路子。