一、會(huì )計電腦化環(huán)境的特征
會(huì )計是電子計算機商業(yè)應用最早的領(lǐng)域之一。這是因為，會(huì )計作為“為了使信息使用者能夠作出有根據的判斷和決策而確認、計量和傳遞經(jīng)濟信息的程序”(AAA，1966)，就其技術(shù)本質(zhì)來(lái)說(shuō)是信息的處理過(guò)程，信息技術(shù)的新發(fā)展自然要引起會(huì )計操作方式的變革。會(huì )計計算機化或會(huì )計電腦化，就是指把電子計算機應用于會(huì )計的總稱(chēng)。
會(huì )計計算機化或會(huì )計電腦化不僅僅是計算工具的改變。由于電子計算機強大的計算能力、海量存貯和隨機存取等特點(diǎn)，會(huì )計電腦化已引起會(huì )計操作方法和操作環(huán)境的一系列變化。例如；
1、會(huì )計信息的及時(shí)性、準確性大大提高
我們知道，在財務(wù)會(huì )計處理的許多環(huán)節，公認會(huì )計原則和會(huì )計準則都允許在幾種處理方法間選擇一種。方法的選擇一方面強調要從會(huì )計信息的質(zhì)量要求出發(fā)，另一方面又不能違背成本效益原則。若某一種方法所帶來(lái)的會(huì )計信息質(zhì)量的提高不足以抵償所費成本，則該法也在摒棄之列。所以，在手工會(huì )計下之所以選擇一些會(huì )計處理方法，主要是考慮到人力、手工運算的限制及成本效益原則的約束。在管理會(huì )計方面，情況更是如此。許多數學(xué)方法因為算法復雜、計算量大，在實(shí)務(wù)中根本不被采用。而在計算機用于會(huì )計處理以后，一方面大大提高了數據加工的速度，另一方面，由于計算機不會(huì )發(fā)生手工計算、整理、抄寫(xiě)的差錯，只要輸入數據正確，在手工條件下難以進(jìn)行的復雜計算由計算機運行程序，瞬間就可得到準確的結果，從而提高了信息的準確性和及時(shí)性。這些都改變著(zhù)會(huì )計信息的成本效益對比，使得方法的選擇不再受技術(shù)上的限制，選擇的余地大大地拓展了。
2、會(huì )計核算程序的簡(jiǎn)化和信息提供方式的改變
由于計算機的強大計算能力，只要數據存貯于計算機中，計算機可隨時(shí)、快速地對數據進(jìn)行任何處理。所以，會(huì )計實(shí)現計算機化以后，可以只保存最基本的憑證數據，而不保存任何中間結果，像科目匯總表或匯總記帳憑證，甚至連明細帳、日記帳和總帳都可以不保存。如果需要，可以在任何時(shí)候運行程序，將從記帳憑證開(kāi)始的登記和傳遞程序執行一遍直到生成總帳，并顯示任意一項中間結果。也就是說(shuō)，帳簿可以動(dòng)態(tài)地生成；只要報表的數據生成方法是固定的，甚至報表也可以動(dòng)態(tài)地自動(dòng)生成。所以，計算機化的會(huì )計系統不需要帳簿，人工對帳自然也無(wú)必要。會(huì )計信息的使用者不必等到期末才能得到所需信息，而可以在規定權限范圍內，隨時(shí)進(jìn)行查詢(xún)。
3、內部管理和控制措施的改變
手工條件下主要是通過(guò)對會(huì )計人員的工作方法(如制證、記帳、更正錯誤的方法)、會(huì )計資料的傳遞程序和會(huì )計人員的分工牽制等措施來(lái)保證核算工作的順利進(jìn)行。會(huì )計計算機化后，由于軟件完成了大部分數據處理工作，所以軟件本身的數據安全非常重要。例如，為了防止數據被非法修改，需要在軟件中進(jìn)行權限的設置和檢查，任何人員不得越權修改數據或濫用自己的權限。此外，還要制訂機房管理制度和機器操作規則，保證機房溫度、濕度、電源等機器工作條件的適宜，使機器處于正常狀態(tài)，如遇故障應能盡快排除，防止機器設備及軟件的人為破壞和數據丟失。由于利用計算機舞弊的危害很大，而且不易被人發(fā)現，因此計算機條件下必須強化內部控制制度的設立和執行。
近年來(lái)自動(dòng)化生產(chǎn)系統、信息化企業(yè)管理、電子商務(wù)等概念的出現和發(fā)展，表明信息技術(shù)已滲透到企業(yè)供、產(chǎn)、銷(xiāo)及經(jīng)營(yíng)管理的各個(gè)環(huán)節。在這種環(huán)境下，會(huì )計系統成為計算機化企業(yè)管理信息系統的一個(gè)子系統。先進(jìn)的計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)不僅可以把企業(yè)內各職能*聯(lián)結起來(lái)，共享信息；還可以連結企業(yè)外的供應商、客戶(hù)、工商稅務(wù)及主管*的計算機系統。在這種把交易數據的發(fā)生點(diǎn)、信息處理中心和信息的使用點(diǎn)通過(guò)通訊線(xiàn)路相連的情況下，會(huì )計數據的采集和會(huì )計信息的報送均可實(shí)現自動(dòng)化?？傊?，原來(lái)手工條件下會(huì )計人員從事的記帳、算帳和報帳工作，電腦化后都可由計算機程序完成，而且大大地提高了會(huì )計工作的效率，會(huì )計人員的工作環(huán)境和工作性質(zhì)無(wú)疑已發(fā)生了質(zhì)的變化。在一些成功推行會(huì )計電腦化的企業(yè)，會(huì )計人員的人數已減少到原來(lái)的三分之一，甚至更少。會(huì )計電腦化已使會(huì )計職業(yè)面臨著(zhù)前所未有的挑戰。因此，研究會(huì )計人員如何適應這種信息新技術(shù)環(huán)境，不僅關(guān)系到廣大會(huì )計實(shí)務(wù)工作者的發(fā)展機遇和就業(yè)前景，而且將推動(dòng)會(huì )計電腦化的真正推行和效益發(fā)揮。
二、影響我國會(huì )計電腦化發(fā)展的非技術(shù)因素
我國近20年“會(huì )計電算化”的研究和實(shí)踐造就了將計算機和會(huì )計相結合的趨勢，并在會(huì )計軟件的制作方面取得了很*就。從80年代行政推廣，到90年代商品化會(huì )計軟件的發(fā)展，會(huì )計軟件的功能，已從初期的工資核算，逐步發(fā)展到帳務(wù)系統、報表系統，又很快發(fā)展為具有成本、材料、銷(xiāo)售核算和管理等全套功能的集成會(huì )計軟件。目前，商品化會(huì )計軟件已達近二百種。從相應的硬件支持來(lái)看，已從單機發(fā)展到計算機網(wǎng)絡(luò )，輸入輸出設備也從鍵盤(pán)、屏幕和打印機發(fā)展到多媒體的使用。但是，我們應該看到，會(huì )計軟件的用戶(hù)—企業(yè)應用會(huì )計軟件的水平遠遠落后于會(huì )計軟件本身的發(fā)展。許多會(huì )計軟件功能齊全，但在企業(yè)實(shí)際使用時(shí)只能完成少部分功能；有些企業(yè)會(huì )計人員在運行會(huì )計軟件過(guò)程中面對出現的意外問(wèn)題不知所措，干脆棄而不用；也有不少會(huì )計人員對計算機持懷疑態(tài)度，仍堅持手工核算。所以，雖然目前不少企業(yè)購置了計算機和會(huì )計軟件，會(huì )計人員也經(jīng)過(guò)操作培訓，但真正實(shí)行會(huì )計電腦化的企業(yè)卻占少數。
根據筆者調查，上述情況通常不是技術(shù)問(wèn)題引起，而是人的觀(guān)念因素所影響。會(huì )計電腦化是一揚變革，勿庸置疑，在這揚變革中會(huì )計人員和會(huì )計組織都將受到巨大的沖擊。組織行為學(xué)的研究認為，一般說(shuō)來(lái)，不管是個(gè)人和組織都會(huì )盡量避免不確定的情況出現。而變革會(huì )增加不確定性，因為原本已知的東西變成了未知。要適應未知的情況就要求有一個(gè)重新學(xué)習的過(guò)程—發(fā)展和試驗新的行為方式、新的態(tài)度、新的人際關(guān)系和工作程序。會(huì )計電腦化正置會(huì )計人員于這樣的境地。面對挑戰，會(huì )計人員要放棄可能經(jīng)多年練就的本領(lǐng)，重新學(xué)習新的知識和技能，否則就會(huì )被淘汰。而我國由于舊體制的影響，會(huì )計人員的素質(zhì)普遍偏低，吸收新知識困難較大。因此來(lái)自會(huì )計人員反對會(huì )計電腦化的阻力不應被忽視。與程序化的機器不同，人具有主動(dòng)性和創(chuàng )造性，也有反抗性。l9世紀大機器生產(chǎn)排擠了工人，工人起來(lái)?yè)v毀機器。當計算機對會(huì )計人員的地位產(chǎn)生威脅時(shí)，難道不可能引起反抗性行為？而若會(huì )計人員反對會(huì )計電腦化，可以采取很多手段。如在信息需求調查時(shí)不合作；在建立會(huì )計電腦化系統后施行破壞也并不困難，一次錯誤的操作便可能使系統陷入混亂局面，甚至趨于癱瘓。這些非技術(shù)因素常常是導致企業(yè)會(huì )計電腦化失敗的重要原因。
總之，會(huì )計電腦化不僅僅是技術(shù)問(wèn)題，它涉及到會(huì )計人員的工作方式、會(huì )計組織的管理形式等各方面的變革。因此會(huì )計電腦化應取得企業(yè)主要領(lǐng)導的重視和參與及會(huì )計人員的積極合作；在企業(yè)購入硬件和軟件之前，軟件開(kāi)發(fā)者應協(xié)同企業(yè)領(lǐng)導進(jìn)行可行性研究，在充分了解技術(shù)、經(jīng)濟、環(huán)境和人員心理等各方面因素的基礎上，制定會(huì )計電腦化的目標和行動(dòng)計劃(包括人員培訓計劃)。另外，我國會(huì )計電腦化理論在計算機與人的關(guān)系、人的行為因素方面的研究至今還是空白，這使得諸多造成會(huì )計電腦化失敗的潛在原因不被認識。上述研究涉及人機工程學(xué)、行為學(xué)和管理學(xué)等等，這無(wú)疑是擺在會(huì )計電腦化研究者面前的新課題。
三、會(huì )計人員如何適應電腦化環(huán)境
正如前面指出的，會(huì )計電腦化不僅僅是技術(shù)問(wèn)題。在實(shí)際工作中，許多企業(yè)都配備了計算機專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，軟件公司也提供完備的售后服務(wù)，需要會(huì )計人員解決技術(shù)問(wèn)題的情況并不多見(jiàn)。對于會(huì )計人員，更重要的是對一些根本性問(wèn)題要有正確的認識，及時(shí)轉變觀(guān)念，才能在會(huì )計電腦化工作中變被動(dòng)為主動(dòng)，并且承擔起會(huì )計電腦化系統的分析、設計和管理工作，充分利用信息新技術(shù)提高自己的工作效率，而不致遭受淘汰。
(一)正確認識會(huì )計信息系統和會(huì )計電腦化的目標
會(huì )計信息系統是企業(yè)管理信息系統(簡(jiǎn)稱(chēng)為MIS)的子系統。MIS是為企業(yè)管理決策服務(wù)的，服從于企業(yè)的目標。在整個(gè)企業(yè)中，幾乎每個(gè)人都涉及到會(huì )計數據的產(chǎn)生，幾乎每個(gè)管理者都涉及到會(huì )計信息的使用，所以會(huì )計信息系統是一個(gè)*、最關(guān)鍵的子系統，在一些企業(yè)實(shí)際上成了MIS的核心。所以，會(huì )計信息系統的改善不只影響到企業(yè)會(huì )計工作的效率，而且影響到整個(gè)企業(yè)的管理效率，最終影響到企業(yè)目標的實(shí)現。
在目前的會(huì )計電算化實(shí)務(wù)中，一方面，一些軟件開(kāi)發(fā)人員由于缺乏對會(huì )計信息系統的正確理解，重視的是數據而不是信息，或者混淆了兩種不同的概念。他們在開(kāi)發(fā)會(huì )計軟件時(shí)，往往忽視信息需求的分析，對會(huì )計的了解只限于一些單據和報表以及其中數據的類(lèi)型、格式、范圍等。只抓住數據的表面特征，忽視信息的內在涵義和作用，自然難以全面、準確地把握會(huì )計信息系統的本質(zhì)。另一方面，作為會(huì )計軟件用戶(hù)，有些企業(yè)認為會(huì )計電算化不過(guò)是用計算機代替算盤(pán)而已，目的僅僅是減輕會(huì )計人員的工作負荷。所以，在這些企業(yè)，會(huì )計電算化工作得不到高層領(lǐng)導的重視。強調會(huì )計信息系統的目標是為企業(yè)整體目標服務(wù)，會(huì )計電算化就應立足于對信息如何為決策服務(wù)的認識基礎上，對信息需求的研究不能局限于簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)流程和數據流程調查，而應從企業(yè)整體目標出發(fā)，進(jìn)行各方面的信息需求分析，了解各管理階層需要的決策信息。只有在此基礎上開(kāi)發(fā)的會(huì )計軟件，才能提高會(huì )計信息服務(wù)的水平，真正發(fā)揮會(huì )計電算化的效益。
(二)正確認識會(huì )計人員在會(huì )計電腦化系統中的作用
現代化的信息系統是一個(gè)由人和計算機組成的系統，人和計算機各有所長(cháng)。計算機雖然有處理速度高、存貯容量大，能夠進(jìn)行復雜計算和判斷的能力，但若沒(méi)有人的正確設計與使用，系統還是無(wú)法正常工作的；人在信息的采集、處理、鑒別等方面的經(jīng)驗、直觀(guān)處理能力和隨機應變能力又是計算機所不能代替的，所以人和計算機應該協(xié)同合作，發(fā)揮各自的長(cháng)處。會(huì )計電腦化使會(huì )計系統成為一個(gè)人機系統，雖然大部分數據處理工作都由計算機完成，但對系統的維護、管理以及利用都離不開(kāi)人。例如，為了保證會(huì )計信息的質(zhì)量，會(huì )計有一套嚴密的內部控制制度，在手工條件下，主要是依靠會(huì )計人員之間互相牽制的機制來(lái)實(shí)施。會(huì )計電腦化以后雖然有些例行控制措施可以編成程序由計算機來(lái)執行，但是對于例外情況處理，還是離不開(kāi)人(主要是會(huì )計人員)。人是制度的主要因素，不論會(huì )計軟件多么先進(jìn)，離開(kāi)了會(huì )計人員的管理和維護就無(wú)法成功地運行。由于會(huì )計軟件開(kāi)發(fā)未考慮人的因素或考慮不充分，許多會(huì )計軟件的漏洞就在于當例外問(wèn)題發(fā)生時(shí)軟件與人無(wú)法溝通。那種認為會(huì )計電腦化以后會(huì )計人員的工作只剩下開(kāi)機、關(guān)機、輸入和上報的觀(guān)點(diǎn)是完全錯誤的。會(huì )計人員正確認識會(huì )計電腦化后自己的作用和地位，就能充分發(fā)揮其聰明才智，提高其發(fā)現并解決問(wèn)題的主動(dòng)性。這對會(huì )計電腦化培訓的內容也提出了更高的要求。目前的培訓課程主要包括技術(shù)和操作知識，對例外問(wèn)題的處理、會(huì )計系統的管理和維護等方面有待加強。
(三)正確認識會(huì )計電腦化對企業(yè)整體的影響
不管是軟件開(kāi)發(fā)者，還是企業(yè)用戶(hù)，一種錯誤的看法認為，是否實(shí)行會(huì )計電腦化只是會(huì )計*的事情。所以在多數企業(yè)，會(huì )計電腦化的任務(wù)由會(huì )計*承擔。且不說(shuō)企業(yè)領(lǐng)導親自過(guò)同此事，會(huì )計主管親自參與也不多見(jiàn)。因此，人員培訓、硬件設備和會(huì )計軟件選購等等工作，通常是在缺乏統一規劃和領(lǐng)導的情況下進(jìn)行。推行工作不得力，造成拖延進(jìn)度，甚至半途而廢。
在市場(chǎng)經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)要在競爭中處于不敗之地，必須利用及時(shí)、可靠的信息進(jìn)行科學(xué)的經(jīng)營(yíng)決策。會(huì )計信息系統是企業(yè)信息系統*、最關(guān)鍵的子系統，“管理人員需要的大部分信息來(lái)自會(huì )計系統”。各級各*的管理人員都可能成為會(huì )計信息的使用者。當然，在手工條件下，由于受核算手段的限制，會(huì )計無(wú)法及時(shí)提供信息，輔助決策幾乎是空談。會(huì )計電腦化改善了會(huì )計信息處理的手段，為實(shí)現其輔助決策功能提供了可能。因此，會(huì )計電腦化并不僅僅與會(huì )計*的效率有關(guān)，而是關(guān)系到整個(gè)組織管理效率的提高。因此，會(huì )計電腦化應在企業(yè)主要領(lǐng)導的統一指揮下，從企業(yè)整體出發(fā)，進(jìn)行充分的信息需求分析，了解各管理*的會(huì )計信息需求。把滿(mǎn)足信息需要作為會(huì )計電腦化的目標，會(huì )計電腦化才會(huì )有源源不斷的動(dòng)力源泉。相應地，在建立電腦化會(huì )計信息系統以后，用戶(hù)培訓不應局限于會(huì )計人員，而應加強各級管理人員獲取和利用會(huì )計信息能力的培養，引導管理人員學(xué)會(huì )向會(huì )計信息系統提問(wèn)題，提要求，讓會(huì )計系統為他們提供所需的信息和分析資料。只有這樣，才能真正發(fā)揮電腦化會(huì )計系統的效益，從而也提高管理人員利用信息進(jìn)行科學(xué)決策的自覺(jué)性，最終使整個(gè)組織的管理效率得到改善。
(四)技術(shù)和知識準備
美國AAA早在1966年于《基本會(huì )計理論》中指出：“隨著(zhù)管理技術(shù)、信息處理能力的發(fā)展，各種信息職能之間的統一使信息職能與決策職能之間的界限趨于模糊?！碑斍坝嬎銠C網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展及其在企業(yè)中的深入應用，這種模糊化局面已在大量企業(yè)中出現。因為企業(yè)內部信息網(wǎng)絡(luò )只要把會(huì )計、統計*等信息機構與決策*連結起來(lái)，共享企業(yè)的信息資源，任何一級的管理人員就可方便地通過(guò)網(wǎng)絡(luò )獲取或加工所需的信息。上述著(zhù)作中還指出：“重要的是應該認識到，會(huì )計人員不參與處理組織體內的全部信息，而只對一組財務(wù)信息負責的做法將會(huì )遇到困難?！毙畔⑿录夹g(shù)向會(huì )計人員提出了挑戰，也同時(shí)為會(huì )計人員提供了機遇。因為會(huì )計電腦化使會(huì )計人員得以從繁瑣的帳務(wù)工作中擺脫出來(lái)，從而把更多的精力投入到信息分析和利用、預測決策等創(chuàng )造性的工作中來(lái)，擴大其工作范圍、作為專(zhuān)業(yè)信息分析員，他不僅要利用會(huì )計知識來(lái)分析、提供和利用各種財務(wù)信息，還要擴展會(huì )計工作的范圍，使可利用的信息更為豐富；會(huì )計人員還必須積極參與規劃企業(yè)整個(gè)信息系統的設計和實(shí)施，才能確保其在企業(yè)中傳統的重要地位。所以，在信息新技術(shù)環(huán)境下，會(huì )計人員除了必須具備會(huì )計知識外，不僅要掌握計算機操作知識和技能、網(wǎng)絡(luò )系統的使用與管理知識，而且還應具備預測、決策知識(數據分析能力和較強的信息溝通能力。只有這樣，會(huì )計人員才能面對新技術(shù)的挑戰，立于不敗之地。
